I. Materiały metodyczne
1. Proponowana kolejność pól w opisie jednostki w AGAD
2. Elementy ze standardu ISAD (G), które powinny się znaleźć we wstępie do pomocy archiwalnej.
3. Elementy opisu ISAD(G) w pomocach AGAD – pełna wersja
II. Przykłady z opracowanych w AGAD inwentarzy
III. Iwentarz Archiwum Radziwiłłów – Papiery Fleminga
I. Materiały metodyczne
Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego
(General International Standard Archival Description) –
ISAD(G)1
Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego opublikowano w 1994 r., w wersji „sztokholmskiej”, opracowanej przez Komisję Ad hoc Międzynarodowej Rady Archiwów (International Council on Archives) ds. standaryzacji opisów w styczniu 1993 r. Na ISAD(G) składa się 26 elementów, pogrupowanych w 6 blokach, pozwalających na hierarchiczny opis zasobu archiwalnego. Te bloki to:
1. Blok identyfikujący, gdzie zapisano zasadnicze informacje o opisywanym obiekcie.
2. Blok proweniencji i archiwizacji, gdzie zapisano informacje o proweniencji i przechowywaniu opisanego obiektu.
3. Blok opisu zawartości i układu akt, gdzie zapisano informacje o treści i stanie uporządkowania opisywanego obiektu.
4. Blok udostępniania, gdzie zapisano informacje o możliwościach wykorzystania / udostępniania opisywanego obiektu.
5. Blok źródeł uzupełniających, gdzie zapisano informacje o innych materiałach archiwalnych powiązanych w ważny sposób z opisywanym obiektem.
6. Blok uwag, gdzie można zapisać informacje specjalne lub też takie, których nie udało się zawrzeć w innych blokach.
Nowa, druga wersja ISAD(G) z 1999 r. zawiera jeszcze:
7. Blok kontroli opisu, gdzie zawarto informacje jak, kiedy i przez kogo opis został przygotowany.
Powstający opis jest wielopoziomowy. Standard ten ma ułatwiać międzynarodową wymianę informacji. Obecnie oznacza to udostępnianie opisów za pośrednictwem sieci komputerowych (np. Internetu). Z tego punktu widzenia bardzo istotnym uzupełnieniem ISAD(G) jest Międzynarodowy standard archiwalnych haseł wzorcowych ciał zbiorowych, osób i rodzin. (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families) – ISAAR (CPF), określający reguły budowania indeksowych haseł wzorcowych. W projekcie ISAD(G) przewidziano 5-letni cykl konsultacyjny dla zapoznania się z tą normą (ISAD(G). Komisja Ad hoc, obecnie przekształcona w komitet (Committee on Descriptive Standards), wyznaczyła pierwszy termin nadsyłania wszelkich uwag związanych z rozwojem, zastosowaniem i wykorzystaniem przez archiwa tego standardu do września 1998 r. Komitet zdecydował ponadto, aby uznać w przyszłości ISAD(G) za standard służący do opisu archiwalnego niezależnie od nośnika – w związku z czym oznaczenie (G) będzie może pominąć. Natomiast wyniki prac komisji zajmujących się specjalnymi typami materiałów archiwalnych, takimi jak: materiały kartograficzne, filmowe, elektroniczne lub też dokumenty pergaminowe i papierowe, akta notarialne i hipoteczne ISAD(G) zostaną dołączone do ISAD’u. Nowa druga wersja ISAD2, nadal składająca się z 26 elementów, została przedstawiona podczas XIV Międzynarodowego Kongresu Archiwalnego w Madrycie w 2000 r.
Tylko 6 elementów w nowej wersji uznano za zasadnicze z punktu widzenia międzynarodowej wymiany informacji. Są to:
– kod kraju, archiwum, zespołu, sygnatura
– tytuł (nazwa)
– daty
– poziom opisu
– rozmiary
– aktotwórca3
ISAD jest standardem opisu zarówno struktury, jak i częściowo treści. Określono np.: sposoby kodowania nazwy kraju (ISO 3166) i archiwum, dat (ISO 8601), języków (ISO 639-1/2).
Poniższe tabele zawierają zestawienie elementów pochodzących z ISAD(G), z dotychczas stosowanymi przy opisie materiałów archiwalnych w AGAD i innych polskich archiwach. Tabele ukazują zbieżność stosowanych dotychczas w archiwach państwowych metod opisu z międzynarodowymi zaleceniami.
Przypisy:
1Jest to druga wersja ISAD(G), przetłumaczona na język polski w 2005 r. W tabeli zawierającej pełną wersję (nr 3) zaznaczono też nowe pola i ich numerację, jako N (nowa wersja ISAD).
2W nowej wersji z 1999 r. doszły trzy dodatkowe pola w bloku kontroli opisu, ale zrezygnowano z dotychczasowych trzech pól: daty gromadzenia, statusu prawnego, powiązania z innymi materiałami, które można opisać w innych, już istniejących polach.
3Po opracowaniu ISAAR’u dodano jako obligatoryjną informację o aktotwórcy, gdyż ISAAR właśnie te dane ma zunifikować. Aktotwórcą jest ciało zbiorowe, osoba lub rodzina.
Proponowana kolejność pól w opisie jednostki w AGAD
Tytuł pola w AGAD | Kod ISAD (G) |
Sygn.:
3.1.1.
Tytuł
3.1.2.
Data/Daty
3.1.3
Teść
3.3.1.
Język
3.4.3.
Forma
3.4.4.
Opis zewnętrzny
3.4.4.
Stron/Kart
3.1.5.
Dawne sygn.:
3.1.1.
Uwagi
3.6.1.
Aneksy
BRAK
Mikrofilm
3.4.2.
Elementy ze standardu ISAD (G), które powinny się znaleźć we wstępie do pomocy archiwalnej.
Tytuł pola w AGAD | Kod ISAD (G) |
Nazwa aktotwórcy |
3.2.1. |
Historia ustroju / biografia twórcy |
3.2.2. |
Daty gromadzenia opisywanego obiektu |
3.2.3. |
Dzieje przechowywania |
3.2.4 |
Przejęcie przez archiwum |
3.2.5. |
Dopływy materiałów archiwalnych |
3.3.3. |
Sposób uporządkowania |
3.3.4. |
Warunki udostępniania |
3.4.2 |
Powiązania z innymi aktami z tego samego archiwum |
3.5.3. |
Powiązania z innymi materiałami z innych archiwów |
3.5.4. |
Uwagi o publikacji |
3.5.5. |
Informacja o zasadach według których przygotowano opis |
3.7.2. |
Elementy opisu ISAD(G) w pomocach AGAD – pełna wersja
Kod |
Zawartość pola | Tytuł w AGAD | Uwagi | ||
Angielska nazwa | |||||
3.1 |
|||||
3.1.1. |
Kod(y) / sygnatura(y) (Kraju, archiwum, zespołu etc. wg ISO 3166) |
Sygn. |
Należy podać: nr archiwum (AGAD – 1) i nr zespołu według SEZAM’u. [K: 1+2+3] Tu też należy wpisać dawne sygn.[K 7] |
||
Dawne sygn. |
|||||
Reference code(s) |
|||||
3.1.2. |
Tytuł |
Tytuł |
|||
Title |
|||||
3.1.3. |
Daty powstania materiałów opisywanego obiektu Daty (wg ISO 8601) |
Data Daty |
[K 5 (oraz miejsce)] |
||
Date(s) |
|||||
3.1.4. |
Poziom opisu |
* -wynika z typu pomocy |
|||
Level of description |
|||||
3.1.5. |
Rozmiary opisywanego obiektu (liczba, wielkość, rozmiary) |
Stron Kart |
Przy opisie poszczególnych j. a. |
||
Extent and medium of the unit of description (quantity, bulk, or size) |
|||||
3.2 |
Blok proweniencji i archiwizacji | ||||
3.2.1. |
Nazwa twórcy [materiałów archiwalnych] |
W tytule pomocy i we wstępie |
|||
Name of creator(s) |
|||||
3.2.2. |
Historia ustroju / biografia twórcy [materiałów archiwalnych] |
We wstępie |
|||
Administrative / Biographical history |
|||||
3.2.3 |
Daty gromadzenia opisywanego obiektu |
We wstępie |
|||
[N brak ?] |
|||||
3.2.4 |
Dzieje przechowywania |
We wstępie |
|||
Custodial history |
|||||
3.2.3.NArchival history |
|||||
3.2.5 |
Przejęcie przez archiwum / Archiwizacja |
We wstępie |
|||
3.2.4. NImmediate source of acquisition or transfer |
|||||
3.3 |
Blok opisu zawartości i układu akt | ||||
3.3.1. |
Przedstawienie treści i zawartości; streszczenie, regest, abstrakt |
Treść |
[K 4] |
||
Scope and content |
|||||
3.3.2 |
Informacje o selekcji, brakowaniu i okresie przechowywania [materiałów archiwalnych] |
* – we wstępie |
|||
Appraisal, destruction and scheduling information |
|||||
3.3.3 |
Dopływy materiałów archiwalnych |
We wstępie |
|||
Accruals |
|||||
3.3.4 |
Sposób uporządkowania |
We wstępie |
|||
System of arrangement |
|||||
3.4 |
Blok udostępniania | ||||
3.4.1 |
Podstawa prawna przejęcia akt przez archiwum / Status prawny akt |
We wstępie |
|||
[N brak] |
|||||
3.4.2 |
Warunki udostępniania |
We wstępie lub w Uwagach – gdy nie udostępnia się poszczególnych j. a. |
|||
Access conditions |
|||||
3.4.1. NConditions governing access |
|||||
3.4.3 |
Copyright [prawa autorskie i zasady określające kopiowanie, powielanie] |
We wstępie, informacje o mikrofilmach przy j. a. – pole kf.: |
|||
3.4.2. N Conditions governing reproduction |
|||||
3.4.4 |
Język dokumentów Język materiałów archiwalnych (zgodnie z ISO 639-1 i ISO 639-2: International Standards for Language Codes) or script(s), (ISO 15924: International Standard for Names of cripts) |
Język |
|||
3.4.3. N Language/scripts of material |
|||||
3.4.5 |
Charakterystyka stanu fizycznego akt |
Opis zewnętrzny |
[K 6], wymiary, stan zachowania, etc. Forma: oryg., kopia, brulion etc. |
||
Forma |
|||||
3.4.4. N Physical characteristics and technical requirements |
|||||
3.4.6 |
Archiwalne pomoce informacyjne |
Na stronie tytułowej |
|||
3.4.5. N Finding aids |
|||||
3.5 |
Blok materiałów uzupełniających | ||||
3.5.1 |
Miejsce przechowywania oryginałów |
* |
|||
Existence and location of originals |
|||||
3.5.2 |
Istniejące kopie |
W uwagach |
|||
Existence and location of copies |
|||||
3.5.3 |
Powiązanie z innymi aktami z tego samego archiwum |
We wstępie |
|||
Related units of description |
|||||
3.5.4 |
Powiązania z innymi materiałami z innych archiwów |
We wstępie |
|||
Associated materials |
|||||
[N brak] |
|||||
3.5.5 |
Uwagi o publikacji |
W uwagach lub we wstępie; [K 8] |
|||
3.5.4. N Publication note |
|||||
3.6 |
Blok uwag | ||||
3.6.1. |
Uwagi |
Uwagi |
[K 9] |
||
Note |
|||||
3.7 N |
Blok uwag związanych z opisem |
||||
3.7.1. |
Uwagi dotyczące archiwisty – kto jest autorem opisu |
Na stronie tytułowej pomocy |
|||
Archivist’s Note |
|||||
3.7.2. |
Informacje o zasadach według których przygotowano opis (np. ISAD, wytyczne metodyczne) |
We wstępie, w tym uwagi o programie komputerowym |
|||
Rules or Conventions |
|||||
3.7.3. |
Data wykonania pomocy |
Na końcu pomocy |
|||
Date(s) of descriptions |
Objaśnienia:
Nr podkreślony – pole obowiązkowe
* – nie stosuje się w pomocach w AGAD
[K ] – numer rubryki karty inwentarzowej
N – nowa wersja ISAD (G) z roku 2000
Inne pola nie występujące w ISAD (G):
- Aneksy
Przykłady z opracowanych w AGAD inwentarzy
I – AKW – Dział: Hiszpańskie
ISAD | AGAD | |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 3; 40A/11 |
Dział: Hiszpańskie, Karton: 40A, Sygn.: 1 |
||
Dawne sygnatury |
nr 1 na obwolucie rosyjskiej |
|
3.1.2. |
Tytuł: |
„Relacja spraw J. K. Mci [Janowi Kazimierzowi] Neapolitańskich”. |
3.1.3 |
Daty |
1637 – 1650, [1650] |
3.1.5. |
Stron |
4 |
3.3.1 |
Treść |
Informacja o rozliczeniu sumy neapolitańskiej z lat 1637 – 1650 [spadek po królowej Bonie]. |
3.4.2. |
Mkf 32379 |
|
3.4.3. |
Język. |
pol. |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
Papierowe bifolium (k. 1-2); |
I – Militaria z Jabłonny
ISAD | AGAD | |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 17/3 |
Militaria z Jabłonny 3 |
||
Dawne sygnatury |
Akta władz i urzędów wojskowych St. Augusta nr 25; XVII/25; Arch. Wojsk. XIII/11 |
|
3.1.2. |
Tytuł |
„Malczewski, gen. mjr dywizji ukraińskiej i podolskiej” |
3.1.3 |
Daty |
1777-1785 |
3.1.5. |
Stron |
s. 348 |
3.3.1 |
Treść |
Korespondencja gen. mjr Karola Malczewskiego do gen. Jana Komarzewskiego i do króla dotycząca sytuacji na pograniczu polsko-rosyjskim: zatargi pograniczne, sprawa „kup hajdamackich”, przypadki zarazy. |
3.4.3. |
Język. |
pol. |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
163 listy |
II – Centralne Władze Wyznaniowe Królestwa Polskiego
ISAD | Treść pola | |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD -190 /344 |
CWW 344 |
||
Dawne sygnatury |
Nr 49 vol. III; 8009 Ż. P. 83: 5/3870; KRSW 8005 |
|
3.1.2. |
Tytuł |
A .t. s. Funduszów kapituły kolegiaty w Kielcach w diecezji krakowskiej. |
3.1.3 |
Data |
1827 – 1829 |
3.1.5. |
Stron |
386 |
3.4.3. |
Język. |
pol. |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
poszyt |
3.6.1. |
Uwagi |
poszyt wyłączony z zespołu KRSW. |
Aneksy: |
Dwa plany gruntów Szydłówek pod Kielcami; 1826 r., s. 191 i 228 |
II – Centralne Władze Wyznaniowe Królestwa Polskiego
AGAD | Treść pola | |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 190/130 |
CWW 130 |
||
Dawne sygnatury |
||
3.1.2. |
Tytuł |
A. t .s. Interesów osobistych Rzeczywistego Radcy Stanu Walentego Solnickiego, Dyrektora Wydziału Wyznań |
3.1.3 |
Data |
1822 – 1864 |
3.1.5. |
Stron |
308 |
3.4.3. |
Język. |
pol., ros. |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
poszyt |
3.6.1. |
Uwagi |
Walenty Solnicki był Dyrektorem Wydziału Wyznań w latach 1856 – 1862 |
II – Centralne Władze Wyznaniowe Królestwa Polskiego
ISAD | Treść pola | |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 190/1924 |
CWW 1024 |
||
Dawne sygnatury |
||
3.1.2. |
Tytuł |
Dziennik Wydziału Wyznań nr 2001 – 4000 |
3.1.3 |
Data |
1862 |
3.1.5. |
Stron |
400 |
3.4.3. |
Język. |
pol. |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
księga |
II – C.K. Ministerstwo Wyznań i Oświaty
ISAD | Treść pola | |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 304/65u |
C.K. Ministerstwo Wyznań i Oświaty 65u |
||
Dawne sygnatury |
5 Krakau |
|
3.1.2. |
Tytuł |
Uniwersytet Jagielloński. Wydział Filozoficzny. Personalia profesorów A – C |
3.1.3 |
Data |
1874 – 1918 |
3.1.5. |
Stron |
697 |
3.3.1 |
Treść |
Adametz Leopold, Bandrowski Ernest, Baranowski Ignacy, Baraniecki Aleksander, Baudouin de Courtenay Jan, Brandowski tytus, Bieńkowski Piotr, Brendowski Alfred, Bratranek Tomasz, Birkenmajer Ludwik, Bruner Ludwik, Bujak Franciszek, Bulanda Edmund, Bystroń Jan Stanisław, Chrzanowski Ignacy, Czarnomski Franciszek, Creizenach Wilhelm,Czermak Witold, Czerny v. Schwarzenberg Franciszek, Czerwiakowski Ignacy. |
3.4.3. |
Język. |
pol., niem. |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
fascykuł 14 cm |
3.6.1. |
Uwagi |
II – Prokurator Warszawskiej Izby Sądowej
AGAD | Treść pola | |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 250/7271 |
PWIS 7271 |
||
Dawne sygnatury |
L/10; 7948 |
|
3.1.2. |
Tytuł |
Pieriepiski po litieraturnym diełam |
3.1.3 |
Data |
1910 |
3.1.5. |
Stron |
141 |
3.3.1 |
Treść |
Materiały prokuratorskie dotyczące publikacji ukazujących się w Królestwie Polskim z załącznikami w postaci broszur i pojedynczych numerów czasopism zawierających nieprawomyślne treści. W tym broszury „Kto to jest Żyd”, „Sąd Boży pod Grunwaldem w 500 rocznicę”, tygodnik „Młot” … |
3.4.3. |
Język. |
pol., ros |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
poszyt |
II – C. K. Ministerstwo Kolei Żelaznych
AGAD | Treść pola | |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 310/156 |
C. K. Ministerstwo Kolei Żelaznych 156 |
||
Dawne sygnatury |
||
3.1.2. |
Tytuł |
Linia kolejowa Tarnów – Szczucin |
3.1.3 |
Data |
1904 – 1906 |
3.1.5. |
Stron |
nlb. |
3.3.1 |
Treść |
Wytyczenie trasy. Prace ziemne i torowe. Wyposażenie stacji. Eksploatacja i ochrona linii. |
3.4.3. |
Język. |
niem., pol |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
akta luźne |
3.6.1. |
Uwagi |
w aktach liczne plany i rysunki techniczne |
III – Varia archiwalne z Biblioteki Narodowej
ISAD | Treść pola | |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 397/9 |
Varia archiwalne z Biblioteki Narodowej nr 9 |
||
Dawne sygnatury |
Nr 18 (7), nr 10 i 14; 207 [Sygn. Biblioteki Narodowej IV.4831] |
|
3.1.2. |
Tytuł |
Zbiór listów z XVI i XVII w. |
3.1.3 |
Data |
1592 II 24; Iulia [węg. Gyulaféhérvár] |
3.1.5. |
Kart |
1 |
3.3.1 |
Treść |
Jan Bornemisza informuje w liście kanclerza i hetmana wielkiego koronnego Jana Zamoyskiego o kondycji księcia [Zygmunta Batorego] i sytuacji w rodzinie Batorych oraz poleca swe dalsze usługi. |
3.4.3. |
Język. |
łac. |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
Bifolium |
Forma |
Oryg.; |
|
3.6.1. |
Uwagi |
Ślad po wyciśniętej przez papier pieczątce sygnetowej na s. 32; podpis nadawcy. |
III – Papiery Połubińskich
ISAD | AGAD | Treść pola |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 354/200 |
Papiery Połubińskich 200 |
||
Dawne sygnatury |
||
3.1.2. |
Tytuł |
Krzysztof Wołodkowicz, wojewoda nowogródzki Halice, dobra w województwie mińskim. |
3.1.3 |
Data |
14 III 1652 – 24 VI 1673 |
3.1.5. |
Stron |
stron 15 |
3.3.1 |
Treść |
Krzysztof Wołodkowicz, wojewoda nowogródzki Halice, dobra w województwie mińskim.
|
3.4.3. |
Język. |
pol., rus. |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny Forma |
Pap. Oryg. |
III – Papiery Połubińskich
ISAD | Treść pola | |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 354/201 |
Papiery Połubińskich 201 |
||
Dawne sygnatury |
||
3.1.2. |
Tytuł |
Krzysztof Wołodkowicz, wojewoda nowogródzki Gródek Ostrożycki, dobra w województwie mińskim. |
3.1.3 |
Data |
[1650] – 11 VII 1667 |
3.1.5. |
Stron |
stron 36 |
3.3.1 |
Treść |
Krzysztof Wołodkowicz, wojewoda nowogródzki Gródek Ostrożycki, dobra w województwie mińskim.
|
3.4.3. |
Język. |
pol., rus. |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
oryg. |
Forma |
III – Papiery Połubińskich
ISAD | AGAD | Treść pola |
3.1.1. |
Sygn. |
PL AGAD – 354/202 |
Papiery Połubińskich 202 |
||
Dawne sygnatury |
||
3.1.2. |
Tytuł |
Krzysztof Wołodkowicz, wojewoda nowogródzki Gieguzyn, dobra w pow. kowieńskim. |
3.1.3 |
Data |
23 XII 1650 – 30 VIII 1664 |
3.1.5. |
Stron |
stron 20 |
3.3.1 |
Treść |
Krzysztof Wołodkowicz, wojewoda nowogródzki Gieguzyn, dobra w pow. kowieńskim.
|
3.4.3. |
Język. |
pol., rus. |
3.4.4. |
Opis zewnętrzny |
oryg. |
Forma |
||
3.6.1. |
Uwagi |
przywilej na Gieguzyn z podpisem króla i Jan Zawiszy referendarza i pisarza litewskiego, nie opieczętowany |