Opis Archiwum i spis zespołów/zbiorów archiwalnych przechowywanych w AGAD
Znajdująca się lewym menu u góry zakładka „Opis archiwum” prowadzi do ogólnych informacji o Archiwum Głównym Akt Dawnych w Warszawie. Są one połączone z informacjami o zasobie tego Archiwum, czyli o przechowywanych w AGAD zespołach i/lub zbiorach archiwalnych (spis zespołów). W ten sposób w jednym miejscu zgromadzono podstawowe informacje dotyczące zarówno dziejów, jak i działalności Archiwum (godziny urzędowania, dostępne usługi), a także podstawowe dane (nazwa, daty skrajne, ilość jednostek archiwalnych) o zespołach/zbiorach, które się tu znajdują. Pewna, niewielka jeszcze, liczba nazw zespołów została połączona z elektronicznym inwentarzem archiwalnym, co ma ułatwić poszukiwanie informacji. Na razie jest to rozwiaząnie testowe, które będzie stopniowo wdrażane, a dalsze inwentarze będą w tej formie udostępniane w miarę ich przenoszenia na formę elektroniczną.
* * *
Rozwiązanie takie zostało przyjęte w Portalu Archiwów Hiszpańskich (Portal de Archivos Espanoles) – (Censo Guía de Archivos de Espana e Iberoamérica) i w ten sposób jest obecnie opisanych ponad 40 tys. instytucji archiwalnych wraz z ich zasobem w Hiszpanii i krajach Ameryki Południowej i Środkowej. Aktualnie trwają końcowe prace grupy Komitetu Dobrych Praktyk i Standardów Archiwalnych (ICA/CBPS) Międzynarodowej Rady Archiwów (International Council On Archives) nad przyjęciem tej formy opisu jako międzynarodowego standardu ISIAH – International Standard For Institutions with Archival Holdings (Międzynarodowy Standard Opisu Instytucji z Zasobem Archiwalnym). Polskie tłumaczenie projektu standardu ISIAH będzie wkrótce udostępnione na tej stronie.
Standard prezentacji danych to EAG – Encoded Archival Guide (zobacz specyfikację). W tym miejscu znalezć można skrócona wersję specyfikacji w języku polskim.
Podłączone inwentarze zespołów lub zbiorów opisane są także w zalecanym przez Międzynarodową Radę Archiwów standardzie ISAD(G) – General International Standard Archival Description (Międzynarodowy Standard Opisu Archiwalnego, Część Ogólna). Standard prezentacji danych to EAD – Encoded Archival Description, którego specyfikacja opublikowana jest na stronach Library of Congress. Polski skrót znajduje się tutaj.
ISAD(G), EAD, ISIAH i EAG są przykładami standardyzacji, która coraz wyrazniej pojawia się w archiwach. Co ważne, standardyzacja ta oparta jest na nowych technologiach (język XML). Stanowi to gwarancję, że opracowane w ten sposób standardy będą obowiązywać w dającej się przewidywać przyszłości, bez względu na to, jak rozwijać się będzie technologia informacyjna. Przed kilkunastu laty własne standardy międzynarodowe wprowadziły biblioteki (np. MARC21). Czas, aby ich śladem poszły także archiwa.
* * *
Informacja opisowa o poszczególnych działach Archiwum Głównego Akt Dawnych dostępna jest tutaj według numerus currens zespołów. Natomiast inwentarze elektroniczne pogrupowane tematycznie przegladać można w tym miejscu.