w „Miscellaneach Historico-Archivistica”
1. Tekst powinien być przekazany do Redakcji w wersji elektronicznej; podwójna interlinia, tekst wyjustowany, jednolity rozmiar czcionki (np. 12), szeroki lewy margines, bez żadnych wyróżnień (np. pogrubień, podkreśleń, wyśrodkowań itp.).
2. Do tekstu należy dołączyć streszczenie w języku polskim lub angielskim, o objętości ok. 1500 znaków (ze spacjami).
3. Układ pierwszej strony artykułu i artykułu recenzyjnego: z lewej strony u góry imię i nazwisko autora oraz nazwa instytucji lub miasto. Poniżej, na osi, tytuł. Wszystkie elementy pismem tekstowym, nie wersalikami. W przypadku artykułu recenzyjnego, poniżej tytułu artykułu należy podać informacje dotyczące recenzowanej publikacji (zob. niżej, pkt 4).
4. W recenzji nad tekstem zamieszczamy nagłówek: imię (rozwinięte) i nazwisko autora recenzowanej pracy, pełny tytuł według strony tytułowej (gdy recenzja dotyczy pracy zbiorowej lub edycji źródłowej, po tytule podajemy pełne imiona i nazwiska redaktorów lub wydawców; jeśli praca jest wielotomowa – liczbę tomów lub części cyframi arabskimi, miejsce i rok wydania, nazwę wydawnictwa, liczbę stron, ewentualnie nazwę serii wydawniczej; w przypadku dzieł obcojęzycznych – zapis zgodny z kartą tytułową recenzowanej pracy. Imię i nazwisko autora recenzji oraz miasto, w którym pracuje, umieszczamy pod tekstem recenzji, z prawej strony.
5. Tytuły dzieł i dokumentów:
a) rękopisy: oryginalne tytuły i incipity dokumentów piszemy w cudzysłowie, tytuły nadane przez autora tekstu – bez cudzysłowu;
b) druki: tytuły dzieł i dokumentów piszemy kursywą, tytuły rozdziałów i fragmentów dzieł (dokumentów) – w cudzysłowie, tytuły domyślne lub utarte określenia tytułowe – wielką literą bez wyróżnień.
6. Cytaty:
a) źródła cytujemy w języku oryginału;
b) cytowanych fragmentów źródłowych nie poprzedzamy i nie kończymy trzema kropkami;
c) opuszczenia w cytowanym tekście sygnalizujemy dwiema pauzami bez nawiasów prostokątnych: – –.
7. Pisownia imion, nazwisk i innych wyrażeń określających osoby:
a) Stosujemy oryginalną pisownię imion i nazwisk w ojczystym języku osób wzmiankowanych. Powyższe nie dotyczy osób uznanych za powszechnie znane, panujących i świętych, a także spolonizowanych cudzoziemców, w odniesieniu do których można stosować formę polską.
b) Imiona osób po raz pierwszy wzmiankowanych w tekście lub narracyjnym fragmencie przypisu powinny być przytoczone w pełnym brzmieniu. W pozostałych przypadkach podaje się inicjały imion i nazwisko lub tylko nazwisko. W opisach bibliograficznych i archiwalnych podajemy tylko inicjały imion i nazwisko.
c) Osoby wymieniane w recenzjach powinny występować bez stopni oraz tytułów naukowych.
d) W artykułach recenzyjnych i recenzjach słowo „Autor” (recenzowanej pracy) piszemy wielką literą.
8. Skróty, daty i inne określenia czasu, liczebniki.
a) W tekstach oraz przypisach stosuje się skróty zamieszczone w „Wykazie skrótów używanych w Misceallaneach Historico-Archivistica”.
b) W przypisach stosujemy polskie określenia skrótowe: wyd., oprac., red.
c) W tekstach stosujemy ogólnie przyjęte skróty: etc., itd., m.in., np., r., w.
d) Daty w tekście:
• miesiąc podaje się słownie (bez skrótów liczbowych);
• przy różnych stylach (kalendarzach) należy podać obydwie daty, np.: 15/27 grudnia 1863 r., ale 25 października / 8 listopada 1864 r.;
• w datach wtrąconych w nawiasie nie stosuje się skrótu r. na końcu, np. (1 maja 1826).
9. Przypisy:
a) Stosujemy tzw. przypisy dolne. W przypisach stosuje się skróty takie, jak w tekście oraz konwencjonalne skróty polskie lub łacińskie, np.: tamże, ibidem, op.cit., loc.cit.
b) Opis bibliograficzny książki: inicjał imienia i nazwisko autora, tytuł tekstu (kursywą), miejsce i rok wydania, strona.
c) Opis bibliograficzny czasopisma: inicjał imienia i nazwisko autora, tytuł tekstu (kursywą), tytuł czasopisma w cudzysłowie lub skrót tytułu (jeśli występuje w wykazie skrótów, bez cudzysłowu), tom / rocznik, rok wydania, numer lub zeszyt cyframi arabskimi, strony.
d) Opis bibliograficzny serii wydawniczej: inicjał imienia i nazwisko autora, tytuł kursywą, miejsce i rok wydania, nazwa serii i numer tomu bez wyróżnienia, strony na końcu. W wypadku prac zbiorowych po tytule przywoływanego tekstu następuje po przecinku, w nawiasach prostokątnych: „[w:]”, tytuł opracowania zbiorowego pisany kursywą oraz inicjał imienia i nazwisko redaktora.
e) Teksty zamieszczone w wydawnictwach ciągłych o charakterze wydawnictw zbiorowych traktujemy jak artykuły w czasopismach (tytuły wydawnictw w cudzysłowie).
f) Biogramy w Polskim Słowniku Biograficznym traktujemy jak artykuły w wielotomowej pracy zbiorowej (inicjał imienia, nazwisko, tytuł biogramu, PSB, nr tomu, strony).
g) Opisy bibliograficzne wtrącone do tekstu lub wywodu w przypisie zamykamy w nawiasie okrągłym.
h) Po incipitach prac wielokrotnie cytowanych nie umieszczamy wielokropka.
i) W opisach bibliograficznych prac opublikowanych w słowiańskich alfabetach cyrylickich stosujemy zapis oryginalny (cyrylicki) lub transliterację (zob. niżej, pkt 10).
j) Opisy archiwaliów i rękopisów modernizujemy zgodnie z zasadami określonymi w instrukcjach wydawniczych; zob. Instrukcja wydawnicza dla średniowiecznych źródeł historycznych, Kraków 1925; Instrukcja wydawnicza dla źródeł historycznych od XVI do połowy XIX wieku, pod red. K. Lepszego, Wrocław 1953; A. Wolff, Projekt instrukcji wydawniczej dla pisanych źródeł historycznych do połowy XVI wieku, „Studia Źródłoznawcze”, t. 1, 1957, s. 155–181; I. Ihnatowicz, Projekt instrukcji wydawniczej dla źródeł historycznych XIX i początku XX wieku, „Studia Źródłoznawcze”, t. 7, 1962, s. 99–123.
k) Opisy starodruków nie są modernizowane.
10. Zapis tekstu w alfabecie cyrylickim:
a) W cytatach i opisach bibliograficznych przytaczamy zapis w brzmieniu oryginalnym (w alfabecie cyrylickim) lub stosujemy transliterację opracowaną na podstawie polskiej wersji normy międzynarodowej (PN–ISO 9:2000).
b) Opis bibliograficzny w przypisach: w przypadku wyboru zapisu w alfabecie cyrylickim stosujemy go w odniesieniu do tytułu dzieła, przy czym miejsce wydania (np. Kijów) i stronę (s.) podajemy w wersji polskiej.
c) W przypadku imion i nazwisk słowiańskich zapisanych cyrylicą dopuszczalne jest oboczne zastosowanie zapisu w transliteracji.
d) W przypadku nazwisk uważanych za powszechnie znane, można używać je w wersji polskiej (np. M. Hruszewski).