Ogólna ocena warunków i wyników pracy AGAD w 2009 r.

W minionym roku w Archiwum Głównym Akt Dawnych podjęto pracę nad sprawdzeniem zgodności danych zawartych w pomocach ewidencyjno-informacyjnych, bowiem w trakcie prac nad drugim, poszerzonym wydaniem Informatora o zasobie AGAD okazało się, iż wystąpiły pewne rozbieżności w liczbach; zauważono, iż czasami są liczone jednostki inwentarzowe, a innym razem jednostki archiwalne. Za ujednoliceniem w kierunku liczenia jednostek archiwalnych poszły prace związane z melioracją dotychczasowych inwentarzy skarbowych, przede wszystkim w zespołach akt ziemskich i grodzkich oraz w zespołach miejskich z okresu staropolskiego.

Komisja Metodyczna AGAD w 2009 r. zatwierdziła 18 inwentarzy zespołów / zbiorów oraz 50 zmeliorowanych inwentarzy do akt ziemskich i grodzkich i 25 spisów ewidencyjnych zespołów / zbiorów wyodrębnionych z nabytków oddziału III.

W zakresie działalności naukowej, po kilkuletniej przerwie reaktywowano czasopismo "Miscellanea Historico-Archivistica", oddając do druku tom XV-XVI. Zorganizowano dwie konferencje. Pierwsza z nich, odbyta 19 lutego 2009 r., dotyczyła Elektronicznego repozytorium: Polonica w zbiorach państw nadbałtyckich. Zaprezentowano doświadczenia związane z poszukiwaniami oraz kopiowaniem poloników w archiwach i bibliotekach w Szwecji i innych państw basenu Morza Bałtyckiego. Na stronie internetowej AGAD udostępniono bazę danych o mikrofilmach do poloników w zbiorach instytucji zagranicznych (zob.). W dniu 22 czerwca 2009 r. odbyła się konferencja, podczas której zaprezentowano efekty zakończonego projektu zatytułowanego "Skarby doby andegaweńskiej z Archiwum Głównego Akt Dawnych", zob.). Wśród honorowych gości był Gilles Carasso – Radca Ds. Współpracy Kulturalnej Ambasady Francji oraz Dr Imre Molnar – Radca Ds. Politycznych Ambasady Republiki Węgierskiej. Projekt ten to kolejny owoc współpracy Archiwum Głównego Akt Dawnych oraz Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej, która jest wydawcą portalu "Polska.pl". Realizacja projektu możliwa była dzięki uzyskaniu dotacji z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego przyznanej w ramach programu "Dziedzictwo kulturowe" priorytet 5 – "Tworzenie zasobów cyfrowych dziedzictwa kulturowego".

W 2009 r. odbyło się 9 zebrań naukowych.

W minionym roku Archiwum współorganizowało wystawę "Od Unii do Unii. Polskie wizje zjednoczenia Europy" (28 IV – 5 V 2009), prezentowaną na Sali Balowej AGAD. Ponadto 13 dokumentów z AGAD było prezentowanych w Wilnie na wystawie poświęconej 1000-leciu pierwszej wzmianki o Litwie (zob.).

W 2009 r. kontynuowano prace nad zastosowaniem EAD (Encoded Archival Description – Zakodowany Opis Archiwalny) do prezentacji pomocy archiwalnych w Internecie. Obecnie jest w nim dostępnych ponad 100 inwentarzy archiwalnych z AGAD (w formacie EAD) oraz 2 wyszukiwarki (do Metryki Koronnej). W wyniku prac powstały wspomniane inwentarze akt ziemskich i grodzkich. W blisko 260 bazach danych, obejmujących głównie inwentarze i sumariusze, aktualnie znajduje się 360 tys. rekordów.

W 2009 r. w Pracowni Naukowej AGAD udostępniono 15.132 j.a. z zasobu własnego (wzrost o 10,2% w porównaniu z 2008 r., kiedy udostępniono 13.731 j.a.) w tym 9586 oryginałów (63,3%) i 5546 mikrofilmów (36,7%). Udostępniono też 6756 j.a. (tylko mikrofilmy) z zasobu innych archiwów państwowych (wzrost o 3,8%). Łącznie w Pracowni Naukowej AGAD udostępniono 21.888 j.a. materiałów własnych i z innych archiwów (wzrost o 8,1%).

Z zasobu AGAD w 2009 r. wypożyczono 8926 j.a. do pracowni naukowych innych archiwów państwowych (dynamiczny wzrost o 75,9% w porównaniu z rokiem 2008 – 5073 j.a.). Łącznie z zasobu archiwalnego AGAD udostępniono w 2009 r. 24.058 j.a. (wzrost o 27,9% w porównaniu z 2008 r. – 18.804 j.a.) w Pracowni Naukowej AGAD i pracowniach innych archiwów.

W 2009 r. zarejestrowano 1145 użytkowników (wzrost o 2%) w tym: krajowych 955 osób, co stanowiło 83,4% i zagranicznych 190 osób, co stanowiło 16,4%.

W omawianym roku płynęło 2171 kwerend, w porównaniu z 1924 kwerendami w 2008 r. Nastąpił tutaj ponowny dynamiczny wzrost, o 12,8%. Wśród kwerend było 1401 krajowych (2008 r. – 1155) i 770 zagranicznych (2008 r. – 769); ponadto udzielono 275 informacji o zasobie i zasadach jego udostępniania (wzrost o 34,8%). W sumie było to 2446 spraw (w 2008 r. – 2128) załatwianych przez specjalistę do spraw kwerend (ok. 40%), oddział V (ok. 50%), sekretariat oraz oddziały I-IV (ok. 10%). Należy odnotować ponowny zdecydowany wzrost kwerend krajowych w porównaniu z rokiem ubiegłym – o 21,3% i utrzymującą się na poziomie roku 2008 liczbę kwerend zagranicznych. W 2009 r., podobnie jak w latach ubiegłych, dominowały kwerendy genealogiczne – 1413 (2008 r. – 1144).
Ruch dokumentów w AGAD – wypożyczenia i zwroty do Pracowni Naukowej oraz Reprografii, łącznie wszystkie oddziały w 2009 r. – 40898 j. a. stanowi to wzrost o ponad 13% w stosunku do 2008 r. (35941 j.a.).

W 2009 r. w AGAD na skanerze do oryginałów Zeutschel OS 8000 oraz na aparacie skanującym KAISER Scando icoss9 wykonano około 26 500 skanów, a ponadto na skanerze do mikrofilmów Canon MS 300 wykonano około 18.600 skanów. Łącznie wielkość skanów wykonanych w 2009 r. wynosi około 1500 GB. Obecnie, zasób zeskanowany wynosi około 104 tys. skanów wykonanych z oryginałów (3,2 TB).

Plan pracy Komisji Metodycznej AGAD w 2010 r.