Wersja I. z 1993 r.
ISAD(G):
GENERAL INTERNATIONAL STANDARD
ARCHIVAL DESCRIPTION
MIĘDZYNARODOWY STANDARD OPISU
ARCHIWALNEGO,
CZĘŚĆ OGÓLNA
WSTĘP
WPROWADZENIE
0. SŁOWNIK TERMINÓW ZWIĄZANYCH Z REGUŁAMI OGÓLNYMI
1. OPIS WIELOPOZIOMOWY
1.1 Wprowadzenie
2. REGUŁY OPISU WIELOPOZIOMOWEGO
2.1 Opis od ogółu do szczegółu
2.2 Informacje odnoszące się do poziomu opisu
2.3 Ukazywanie powiązań opisów
2.4 Unikanie powtarzania tych samych informacji
3. ELEMENTY OPISU
3.1 Blok identyfikacyjny
3.1.1 Kod(y) / sygnatura(y)
3.1.2 Tytuł
3.1.3 Daty powstania materiałów opisywanego obiektu
3.1.4. Poziom opisu
3.1.5 Rozmiary opisywanego obiektu (liczba, wielkość, rozmiary)
3.2 Blok proweniencji i archiwizacji
3.2.1 Nazwa twórcy [archiwaliów]
3.2.2 Historia ustroju / biografia twórcy [archiwaliów]
3.2.3 Daty gromadzenia opisywanego obiektu
3.2.4 Dzieje przechowywania
3.2.5 Przejęcie przez archiwum / Archiwizacja
3.3 Blok opisu zawartości i układu akt
3.3.1 Przedstawienie treści i zawartości/streszczenia, regestu, abstraktu
3.3.2 Informacje o selekcji, brakowaniu i okresie przechowywania [materiałów archiwalnych]
3.3.3 Dopływy materiałów archiwalnych
3.3.4 Sposób uporządkowania
3.4 Blok udostępniania
3.4.1 Podstawa prawna przejęcia akt przez archiwum / Status prawny akt
3.4.2 Warunki udostępniania
3.4.3 Copyright [prawa autorskie i zasady określające kopiowanie, powielanie]
3.4.4 Język dokumentów
3.4.5 Charakterystyka stanu fizycznego akt
3.4.6 Archiwalne pomoce informacyjne
3.5 Blok materiałów uzupełniających
3.5.1 Miejsce przechowywania oryginałów
3.5.2 Istniejące kopie
3.5.3 Powiązanie z innymi aktami z tego samego archiwum
3.5.4 Powiązania z innymi materiałami z innych archiwów
3.5.5 Uwagi o publikacji
3.6 Blok uwag
3.6.1 Uwagi
DODATEK
WSTĘP
P.1 Ogólny zarys reguł przygotowała podkomisja wyłoniona z Komisji Ad Hoc ds. standaryzacji opisów (Ad hoc Commision on Descriptive Standards). Powołano ją do życia na pierwszym, plenarnym posiedzeniu Komisji w Höhr-Grenzhausen (Niemcy) w październiku 1990 r.
P.2 W skład podkomisji weszli:
Wendy Duff – koordynator
Michael Cook
Sharon Thibodeau
Hugo Stibbe – dyrektor projektu i sekretarz
P.3 Podkomisja spotkała się w Liverpoolu (Anglia) w lipcu 1991 r., aby ukończyć ten zarys. Dyskutowano nad nim, poprawiając i poszerzając go, na plenarnym posiedzeniu Komisji Ad hoc w Madrycie w styczniu 1992 r. Wtedy też przyjęto formalnie zarys części ogólnej międzynarodowego standardu opisu archiwalnego – nazywany "zarysem madryckim".
P.4 Ten "zarys madrycki" skierowano do międzynarodowej społeczności archiwalnej w lutym 1992 r., dokonując przekładów na języki Międzynarodowej Rady Archiwów (International Council on Archives) i rozprowadzono jako materiał kongresowy na XII Międzynarodowy Kongres Archiwalny w Montrealu we wrześniu 1992 r., gdzie dyskutowano nad nim w trakcie otwartej sesji. Komisja spotkała się ponownie w Sztokholmie w styczniu 1993 r., w celu weryfikacji dokumentu. Było to ustosunkowanie się do wszystkich nadesłanych uwag oraz do wyników otwartej sesji z Montrealu. Obecna wersja stanowi rezultat tych prac.
P.5 Proponuje się 5-letni cykl zapoznawania się z tym dokumentem, po którym to okresie zostanie on zalecony przez MRA do publikacji.
P.6 Podziękowania
Komisja Ad hoc ds. standaryzacji opisów przy Międzynarodowej Radzie Archiwalnej pragnie wyrazić podziękowania UNESCO za finansowe wsparcie projektu. Komisja dziękuje także Archiwum Narodowemu Kanady za pomoc okazaną sekretariatowi komisji oraz wszystkim instytucjom, które udzielały gościny komisji w czasie przygotowywania tego dokumentu: Archiwum Narodowemu i Ministrestwu Kultury Hiszpanii oraz Archiwum Narodowemu Szwecji.
WPROWADZENIE
I.1 Niniejszy zbiór ogólnych reguł odnoszących się do opisu archiwalnego stanowi część procesu, który będzie:
a. zapewniać stworzenie logicznych, odpowiednich i zrozumiałych opisów;
b. ułatwiać uzyskiwanie i wymianę informacji o materiałach archiwalnych;
c. ułatwiać dostęp do danych urzędowych (władz publicznych)
d. umożliwiać zintegrowanie opisów z różnych służb archiwalnych w jeden zunifikowany system informacji.
I.2 Jako założenie ogólne przyjęto, że reguły te mogą być zastosowane do opisu dokumentów archiwalnych niezależnie od typu i rozmiarów opisywanego obiektu. Reguły ukierunkowują formułowanie informacji dla każdego z 26 elementów, które mogą być wykorzystane do stworzenia opisu każdego obiektu archiwalnego.
I.3 Każda reguła składa się z:
a. nazwy elementu opisu, do którego się odnosi;
b. określenia celu włączenia tego elementu do opisu;
c. określenia ogólnej reguły lub reguł odnoszących się do tego elementu;
d. podania przykładów ilustrujących zastosowanie tej reguły (reguł) tam, gdzie wykorzystano dany element.
I.4 Ułożenie tych reguł odzwierciedla przyjętą strukturę każdego opisu zawierającego elementy określone przez te reguły. W ramach tej struktury elementy pogrupowano w sześciu blokach informacyjnych.
1. Blok identyfikujący
(gdzie zapisano zasadnicze informacje o opisywanym obiekcie).
2. Blok proweniencji i archiwizacji
(gdzie zapisano informacje o proweniencji i przechowywaniu opisanego obiektu).
3. Blok opisu zawartości i układu akt
(gdzie zapisano informacje o treści i stanie uporządkowania opisywnego obiektu).
4. Blok udostępniania
(gdzie zapisano informacje o możliwościach wykorzystania /udostępniania opisywanego obiektu).
5. Blok źródeł uzupełniających
(gdzie zapisano informacje o innych materiałach archiwalnych powiązanych w ważny sposób z opisywanym obiektem).
6. Blok uwag
(gdzie można zapisać informacje specjalne lub też takie, których nie udało się zawrzeć w innych blokach).
I.5 Wszystkie elementy znajdujące się w regułach są do wykorzystania, ale tylko pewna ich grupa winna zostać wykorzystana przy opisie konkretnego obiektu. Tylko nieliczne elementy uznawano za zasadnicze z punktu widzenia międzynarodowej wymiany informacji:
a. sygnatura
b. tytuł (nazwa)
c. data(y) powstania i data(y) gromadzenia materiału z opisywanego obiektu
d. rozmiary opisywanego obiektu
e. poziom opisu
Jeżeli tytuł nie zawiera danych o twórcy, to wówczas – ze względu na międzynarodową wymianę informacji – należy uwzględnić ten element opisu, który będzie zawierał takie dane.
I.6 Zakres, w jakim w danym opisie archiwalnym wykorzystywane będą więcej niż tylko te zasadnicze elementy, może być różny, zależnie od charakteru opisywanego obiektu i wymogów systemu informacyjnego (zautomatyzowanego lub nie), którego będą częścią. Pewne systemy mogą zawierać zarówno opisy części składowych zespołu (serii, jednostek), jak i opis samego zespołu. Przygotowując wielopoziomowe opisy należy kierować się regułami uwypuklającymi wewnętrzne powiązania i zawartość informacyjną, aby zapewnić efektywność i przejrzystość takich systemów. Reguły ułatwiające rozplanowanie wielopoziomowych opisów włączono do reguł ogólnych.
I.7 Blok opisu, których dotyczą omawiane tu reguły ogólne, pomyślano w ten sposób, aby miały one możliwie jak najszersze zastosowanie w odniesieniu do międzynarodowych zwyczajów archiwistycznych. Stanowią one na razie początek działań na rzecz standaryzacji. Należy sformułować dalsze, szczegółowe reguły opisywania specjalnych kategorii materiałów archiwalnych, takich jak materiały kartograficzne, filmowe, elektroniczne lub też dokumenty pergaminowe i papierowe, akta notarialne i hipoteczne.
I.8 Hasła do indeksów opierają się na elementach opisu. Odsyłacze powiększają wartość indeksów. Mając na uwadze znaczenie indeksów dla uzyskiwania informacji, należałoby sformułować międzynarodowe wytyczne odnośnie ich sporządzania. Komisja "Ad hoc" d/s standardów opisu opracowuje standard opisu dla dokumentów pod kątem ich indeksowania oraz sporządzania odsyłaczy. Słownictwo, sformułowania i sposób zapisu haseł indeksowych musi być opracowane na szczeblu poszczególnych państw, lub też oddzielnie dla każdego języka. Przy tworzeniu i uzupełnianiu słowników haseł pożyteczne są następujące standardy ISO: ISO 5963 Documentation – Methods for examining documents, determining their subject, and selecting indexing terms i ISO 2788 Documentation – Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri.
I.9 Przy cytowaniu wydanych źródeł w którymkolwiek z elementów opisu, należy posługiwać się ostatnią wersją ISO 690 Documentation – Bibliographic references – Content, form and structure.
0. SŁOWNIK TERMINÓW ZWIĄZANYCH Z REGUŁAMI OGÓLNYMI
O.1 Poniższy słownik zawierający terminy i ich definicje stanowi integralną część przedstawianych reguł opisu. Definicje te należy rozumieć jako sformułowane specjalnie dla celów tego dokumentu.
Akta sprawy (jednostka archiwalna lub jednostka kancelaryjna): Uporządkowana grupa dokumentów połączonych razem, czy to dla bieżącego wykorzystania, czy też w trakcie archiwalnego porządkowania, gdy odnosi się do tego samego zagadnienia, tematyki, sprawy lub transakcji. Akta sprawy są zazwyczaj zasadniczym obiektem wchodzącym w skład serii. (ang. file; fr. dossier).
Archiwalne pomoce informacyjne: Szerokie określenie obejmujące każdy opis lub jakąkolwiek pomoc archiwalną wykonaną lub otrzymaną przez archiwum w trakcie przejmowania kontroli nad materiałem archiwalnym. (ang. finding aid; fr. instrument de recherche).
Ciało zbiorowe: Organizacja lub grupa osób, którą określa się albo identyfikuje – za pomocą szczególnej nazwy. Nazwa ta stanowi lub może stanowić pojedynczą jednostkę. (ang. corporate body; fr. personne morale).
Data gromadzenia: Okres czasu, w którym materiały zawarte w opisywanym obiekcie lub też stanowiące jego część były gromadzone przez twórcę. (ang. date of accumulation; fr. date de constitution).
Data powstania: Data powstania materiałów archiwalnych wchodzących w skład opisywanego obiektu. (ang. date of ceration; fr. date de création).
Dokument: Najmniejsza, niepodzielna część opisywanego obiektu, np. list, memorandum, raport, fotografia, zapis dźwiękowy. (ang. item; fr. piéce).
Forma: Typ lub rodzaj materiału archiwalnego znajdującego się w opisywanym obiekcie, np.: listy, kopiariusze. (ang. form; fr. type).
Hasła indeksowe: Nazwa własna (nazwisko), hasło (słowo kluczowe) etc. za pomocą którego można przeszukiwać opis, dokonywać jego identyfikacji i uzyskiwać zeń informacje. (ang. access point; fr. point d’accés).
Lokalizacja: Nazwa i adres archiwum lub adres prywatnego posiadacza, pod którym przechowywany jest materiał archiwalny. (ang. location; fr. localisation).
Ocena wartości [materiałów archiwalnych]: Proces określania archiwalnej wartości danego zbioru dokumentów. (ang. appraisal; fr. tri).
Odsyłacz: Hasło odsyłaczowe zawierające nazwę własną (osobową, zbiorową lub geograficzną) używane jako hasło indeksowe. (ang. authority control; fr. contrôle d’autorité).
Opis archiwalny: dokładne przedstawienie opisywanego obiektu i jego części składowych – jeżeli takie posiada – dzięki takiemu wybraniu, przeanalizowaniu i uporządkowaniu każdej informacji, aby mogła ona służyć do zidentyfikowania materiałów archiwalnych i objaśniała ich zawartość oraz uwypuklała system, którego jest wytworem. (ang. archival description; fr. description archivistique).
Opisywany obiekt (jednostka opisu): Dokument lub zbiór dokumentów w jakiejkolwiek formie fizycznej, traktowany jako całość, i jako taki stanowiący podstawę pojedynczego opisu. (ang. unit of description; fr. unité de description).
Podzespoły: Jednostki podrzędna w stosunku do zespołu (część zespołu) zawierające zbiór powiązanych ze sobą dokumentów, odpowiadających podziałom organizacyjnym w urzędzie, który był ich twórcą lub też – jeżeli nie jest możliwe dokonanie takiego podziału – odpowiadająca kryteriom geograficznym, chronologicznym, funkcjonalnym lub też wynikającym z podobieństw samego materiału. Jeżeli twórca ma złożoną strukturę hierarchiczną, każdy podzespół jest wewnętrznie złożony i ma tak wiele jednostek podrzędnych, jak to wynika z potrzeby odzwierciedlenia hierarchiczności struktury danej organizacji. (ang. sub-fonds; fr. sous-fonds).
Porządkowanie: Świadome działanie związane z analizą i systematyzacją materiału archiwalnego. (ang. arrangement; fr. classement).
Poziom opisu: Umiejscowienie opisywanego obiektu w hierarchii zespołów. (ang. level of description; fr. niveau de description).
Proweniencja: Określenie instytucji lub osoby prywatnej, która wytworzyła, przechowywała i/lub sprawowała kontrolę i wykorzystywała dane dokumenty w trakcie swej własnej lub zbiorowej działalności. (ang. provenance, creator; fr. provenance, producteur d’archives).
Serie: Dokumenty usystematyzowane i uporządkowane w pewien sposób, połączone w jedną całość według układu wynikającego z porządku akt spraw lub przynależności, traktowane jako całości, ponieważ zgromadzono je w wyniku tego samego procesu gromadzenia, narastania akt spraw lub też ze względu na jakieś inne związki zachodzące, między nimi, wynikające z ich pochodzenia, gromadzenia lub wykorzystywania. Przez serię rozumie się także serię dokumentów. (ang. series; fr. série).
Twórca zespołu v. Proweniencja
Tytuł: Słowo, wyrażenie lub zwrot, litera lub grupa liter, które stanowią nazwę opisywanego obiektu. (ang. title; fr. intitulé).
Tytuł formalny (nazwa oryginalna): Tytuł, który występuje na opisywanym obiekcie lub też w nim. (ang. formal title; fr. titre).
Tytuł nadany: Tytuł nadany przez archiwistę opisywanemu obiektowi, który nie miał tytułu formalnego. (ang. supplied title; fr. titre forgé).
Udostępnianie: Możliwość wykorzystania materiałów archiwalnych zawartych w zespołach, regulowana zwykle przez zasady i warunki. (ang. access; fr. accessibilité).
Zespoły: Całość dokumentów niezależnie od formy czy środka zapisu, pierwotnie wytworzona i/lub gromadzona oraz wykorzystywana przez pojedyńczą osobę, rodzinę (ród) lub ciało zbiorowe w trakcie działania jako aktotwórcy. (ang. fonds; fr. fonds).
1. OPIS WIELOPOZIOMOWY
1.1 Wprowadzenie
Jeżeli zespół jest opisywany jako całość, należy go przedstawiać za pomocą jednego opisu, posługując się elementami opisu w sposób naszkicowany poniżej w części 3 tego dokumentu. Jeżeli natomiast zachodzi konieczność opisania części zespołu, można je opisywać oddzielnie także za pomocą właściwych elementów określonych w części 3. Uzyskane w ten sposób całkowite, sumaryczne opisy należy łączyć w struktury hierarchiczne, tak jak to pokazano na modelu w Załączniku przedstawiające zespół i poszczególne jego części podrzędne, dla których sporządzono opis. Na potrzeby tego dokumentu, reguły te określono opisem wielopoziomowym.
Po ustaleniu hierarchii opisu należy stosować cztery zasadnicze reguły. Określono je w punktach 2.1 – 2.4.
2. Reguły opisu wielopoziomowego
2.1 Opis od ogółu do szczegółu
Cel: Przedstawienie kontekstu i hierarchicznej struktury zespołów i ich części.
Reguła: Na poziomie opisu zespołu należy podać informacje dotyczące zespołu jako całości. Na kolejnych podpoziomach – informacje dotyczące opisywanych części. Powstający opis należy układać w hierarchicznym stosunku część wobec całości, zaczynając od opisu najszerszego (zespół) i zmierzając ku bardziej szczegółowym.
2.2 Informacje odnoszące się do poziomu opisu
Cel: Dokładne przedstawienie kontekstu i treści (zawartości) opisywanego obiektu.
Reguła: Dostarczenie tylko takich informacji, jakie są odpowiednie dla opisywanego poziomu. Np.: nie należy podawć szczegółowych opisów zawartości poszczególnych akt spraw, jeżeli opisujemy zespół; nie należy podawć dziejów instytucji stanowiącej jednostkę nadrzędną, jeżeli twórcą opisywanego obiektu jest instancja podrzędna.
2.3 Ukazywanie powiązań opisów
Cel: Wyraźne uwypuklenie miejsca opisywanego obiektu w hierarchii.
Reguła: Należy powiązać każdy opis ze znajdującym się nad nim opisem bardziej ogólnym, podając pozim opisu (por. 3.14), jeżeli jest to konieczne i istnieje jakiś wyższy poziom.
2.4 Unikanie powtarzania tych samych informacji
Cel: Unikanie zbytecznych, powtarzających się informacji w hierarchicznie usystematyzowanych opisach archiwalnych.
Reguła: Na najwyższym z dostępnych poziomów należy podać informacje, które są wspólne dla wszystkich części składowych znajdujących się poniżej tego pozimu. Nie należy powtarzać informacji z wyższych poziomów na poziomie niższym.
3. ELEMENTY OPISU
3.1 Blok identyfikacyjny
3.1.1 Kod(y) / sygnatura(y)
Cel: Określenie archiwum i zaznaczenie związku pomiędzy materiałem archiwalnym i opisem, który go dotyczy.
Reguła: Kod kraju należy podać zgodnie z ostatnią wersją normy ISO 3611 Codes for representation of countries. Po kodzie kraju podaje się kod (numer) archiwum według krajowych standardów określających takie kody (numery), następnie kod (sygnaturę) obowiązującą w danym archiwum lub inne elementy identyfikujące.
Przykłady:
CA NAC ANC-C2358 (Kanada, Narodowe Archiwum Kanadyjskie, etc.)
[. . . .]
3.1.2 Tytuł
Cel: Określenie nazwy opisywanego obiektu.
Reguła: Jeżeli opisywany obiekt ma własną nazwę, należy przepisać ją dokładnie zachowując układ słów i pisownię, ale niekoniecznie interpunkcję i wielkie litery.
Przykład:
Account of occurrences at Peace River 1832
Jeżeli tytuł oryginalny jest zbyt długi, można go skrócić, ale można to zrobić tylko tak, by nie pominąć istotnych informacji.
Alterntywnie: można samemu nadać tytuł. Na poziomie zespołu należy włączyć do tytułu określenie twórcy. Na niższych poziomach oprócz określenia twórcy należy podać także formę/postać fizyczną materiałów stanowiących opisywany obiekt oraz – jeżeli to konieczne – określenia funkcji, lokalizacji lub tematu.
Tytuł oryginalny należy odróżniać od nadanego zgodnie z regułami narodowymi lub językowymi.
Przykład:
Records of Coast and Geodetic Survey (Tytuł zespołu)
Records of Office of the Superintentendent (Podzespół)
Letters send
Letters recived
Drafts of Annual Reports to the Congress (Seria)
Draft of First Report (Akta spraw)
3.1.3 Daty powstania materiałów opisywanego obiektu
Cel: Podanie dat(y) powstania materiałów.
Reguła: Daty należy podać w postaci pojedynczej daty lub – dat krańcowych. Zawsze powinny być podane daty krańcowe, chyba że opisywany obiekt jest rejestrem otwartym, spraw będących nadal w toku.
Przykład:
1900 – 1919
(The New York State Joint Legislative Commission prowadząca dochodzenia w sprawach działalności wywrotowej działała i gromadziła dane z lat 1917 – 1919. Jednak rzeczywisty zakres chronologiczny dokumentów w tej serii to 1900 – 1919, odpowiada on datacji dokumentów zebranych przez komisję jako materiały dowodowe w trakcie dochodzeń).(por. 3.2.3.)
23 Marca 1927
około 1930
1858
przed 1850
1907 –
21.2.1915 – 21.12.1915
Alternatywnie można podać
(a) dominujące daty lub znaczące luki. Nigdy nie powinno się podać dat dominujących bez podania dat krańcowych:
Przykład:
1703 – 1908 (przewaga akt z okresu 1780 – 1835)
1923 – 1945 (brak 1933 – 1935)
(b) data/y dokumentów przechowywanych w archiwum.
Przykład:
Istniejące akta 1703 – 1907 w archiwum 1703 – 1868
(przewaga akt z okresu 1780 – 1835)
Istnieją akta od 1907 w archiwum 1907 – 1958
(przewaga akt od 1930) (przewaga 1930 – 1958)
3.1.4 Poziom opisu
Cel: Określenie poziomu organizacyjnego opisywanego obiektu.
Reguła: Zaznaczenie poziomu jakiego dotyczy opis.
Przykłady:
Zespół
Seria
Podseria
Akta sprawy
Jednostka
3.1.5 Rozmiary opisywanego obiektu (liczba, wielkość, rozmiary)
Cel: Określenie i zaznaczenie:
a. fizycznych rozmiarów
b. typu materiałów opisywanego obiektu.
Reguła: Należy podać rozmiary opisywanego obiektu, czyli liczbę jednostek (cyframi arabskimi) oraz precyzyjnie określić typ dokumentacji znajdujący się w opisywanym obiekcie.
Przykłady:
2 rolki filmu
128 fotografii
19 poszytów
25 tomów
20 załączników
20 m.b. (548 artykułów)
Alternatywnie można podać liniową długość półek (metraż) lub określić pojemności/objętość opisywanego obiektu.
Przykład:
300 pudeł (30 m.b.)
Jeżeli podaje się długość, a potrzebne są dodatkowe informacje, należy dodać je w nawiasach.
Przykład:
4 m.b. (około 10 200 jednostek)
Alternatywnie, jeżeli opisywanym obiektem jest archiwum otwarte (lub jego część) będąca nadal w codziennym użyciu, można podać znany rozmiar do określonej daty i/lub rozmiar(y) przechowywany w archiwum.
Przykład:
128 fotografii (stan na dzień 6 lutego 1900). W archiwum 58 fotografii.
3.2 Blok proweniencji i archiwizacji
3.2.1 Nazwa twórcy [archiwaliów]
Cel: Zidentyfikowanie twórcy (lub twórców) opisywanego obiektu.
Reguła: Należy podać nazwę instytucji aktotwórczej albo prywatnej osoby (osób) ponoszącej odpowiedzialność za wytworzenie opisywanego obiektu, jeżeli takie informacje nie pojawiają się w tytule.
3.2.2 Historia ustroju / biografia twórcy [archiwaliów]
Cel: Przedstawienie historii ustroju instytucji lub biograficznych informacji o osobie będącej twórcą opisywanego obiektu, tak aby umiejscowić opis i powiązać go z historią i uczynić łatwiej zrozumiałym dla odbiorcy.
Reguły: Należy podać zwięźle każdą ważną informację dotyczącą powstania, rozwoju i działania instytucji aktotwórczej lub życia i działalności człowieka (lub ludzi) odpowiedzialnych za wytworzenie opisywanego obiektu. Jeżeli dodatkowe informacje dostępne są w publikowanych źródłach, wskazuje się te źródła.
Dla dokumentów osobistych lub rodzinnych powinno się podać takie informacje jak: pełne nazwisko, imię i posiadane tytuły, daty urodzenia i zgonu, miejsce urodzenia, w kolejności: miejsca zamieszkania, typ prowadzonej działalności, zajęcia i zajmowane urzędy, ważne osiągnięcia i miejsce zgonu.
Przykład:
Louis Hémon był francuskim pisarzem urodzonym w Breście (Francja) w 1880 r. Zmarł w Kanadzie w Chapleau (Ont.) w 1913 r. Studiował prawo na Sorbonie w Paryżu. Przed wyjazdem do Kanady w 1911 r. przebywał przez 8 lat w Anglii, mieszkał w Montréalu i na farmie Péribonka (Lac Saint-Jean). W swojej krótkiej karierze napisał liczne książki i artykuły, jest znany jako autor Maria Chapdelaine: récit du Canada français wydanym po raz pierwszy w 1916 r.
Dla dokumentów ciał zbiorowych należy podać takie informacje jak: oficjalne nazwy, daty istnienia, podstawy prawne, funkcje, cele i rozwój, hierarchię urzędową i wcześniejsze nazwy, ich odmiany lub kolejne warianty.
Przykład:
The Kingston Stream Trawling Company utworzono w 1891 r. Hellyer Bross uzyskał w niej większość udziałów w 19[?] r., a kompania została wchłonięta w 1961 r. przez Associated Fischeries, kiedy to Hellyer Bross połączył się z tym towarzystwem. W 1965 r. zaprzestano handlu, a w 1972 kompanię rozwiązano.
[. . . .]
3.2.3 Daty gromadzenia opisywanego obiektu
Cel: Uzupełnienie informacji o datę/y gromadzenia opisywanego obiektu (np. serii, teczki) przez aktotwórcę.
Reguła: Należy podać daty gromadzenia opisywanego obiektu przez aktotwórcę w postaci pojedyńczej daty lub dat krańcowych. Data lub daty podane w tym miejscu odnoszą się do czasu przechowywania akt przez ich twórcę (twórców) i nie mogą być wcześniejsze niż data powstania urzędu (lub najwcześniejszego z urzędów) ani daty urodzenia każdego z twórców (lub najwcześniejszego z nich). Daty te mogą się różnić od dat podanych w punkcie 3.1.3. Daty wytworzenia materiałów opisywanego obiektu w przypadku, gdy obiekt ten powstał w wyniku działalności wymagającej zgromadzenia akt wytworzonych przed przejęciem ich przez twórcę (lub najwcześniejszego z nich), np. dokumenty gromadzone z różnych źródeł w trakcie śledztwa (dochodzenia) lub innej akcji prawnej.
Przykład:
1917 – 1919
(The New York State Joint Legislative Commission prowadząca dochodzenia w sprawach działalności wywrotowej działała i gromadziła dane z lat 1917 – 1919. Jednak rzeczywisty zakres chronologiczny dokumentów w tej serii to 1900 – 1919. Odpowiada on datacji dokumentów zebranych przez komisję jako materiały dowodowe w trakcie dochodzeń).(por. 3.1.3.)
21.2.1915 – 21.12.1915
3.2.4 Dzieje przechowywania
Cel: Dostarczenie informacji na temat zmian praw własności i nadzoru nad opisywanym obiektem, istotnych z punktu widzenia wiarygodności dokumentów, ich kompletności i możliwości ich interpretacji.
Reguła: Należy podać następujące po sobie fakty przekazywania praw własności i/lub nadzoru nad opisywanym obiektem wraz z datami tych sukcesji na tyle, na ile możliwe jest ich stwierdzenie. Jeżeli dane na ten temat są nieznane, należy podać informację o braku danych.
Alternatywnie: jeżeli opisywany obiekt jest przejmowany bezpośrednio od twórcy, nie podaje się dziejów jego przechowywania, lecz raczej zapisać należy informacje o tym w punkcie odnoszącym się do przejęcia przez archiwum (por. 3.2.5.).
Przykład:
Dokumenty The Ocean Falls Corporation były przechowywane przez Pacific Mills Ltd. i kompanie, które przejęły spuściznę Pacific Mills Ltd. do czasu, gdy walcownia i jej biura nie zostały przejęte przez zarząd prowincji British Columbia w 1973 r. W 1976 r. materiały te przekazano do Ocean Falls Public Library, która to biblioteka rozpoczęła porządkowanie dokumentacji w jej obecnej formie.
Początkowo [materiały były] zbierane przez George Madisona a po jego śmierci zostały uporządkowane przez jego siostrzeńca Johna Ferris. W 1878 r. zakupił je Henry Kappera i uzupełnił o inne materiały nabyte na aukcjach w Filadelfi i Paryżu.
[. . . .]
3.2.5 Przejęcie przez archiwum / Archiwizacja
Cel: Podanie okoliczności przejęcia akt do archiwum
Reguła: Należy podać/określić tego, kto przekazał materiały do archiwum lub też określić pochodzenie opisywanego obiekt i datę oraz/lub sposób przejęcia – jeżeli wszelkie te informacje (lub przynajmniej część z nich) nie zostały zastrzeżone jako poufne. Jeżeli pochodzenie lub ten, kto przekazał materiały są nieznane, należy to także podać. Alternatywnie, należy podać numery z księgi nabytków.
Przykład:
Przekazane z Departamentu Geografii 16 czerwca 1977 r.
Darowizna od sióstr Petera Neve Cotton, pani Mary Small z Saltspring Island i pani Patrycji Jarvis z Bellevue, marzec 1983.
Nabyte na aukcji Soyheby, 29 marca 1977 r.
Otrzymano od: Euroc AB, Malmö, data nabycia 1978-10-27.
[. . . .]
3.3 Blok opisu zawartości i układu akt
3.3.1 Przedstawienie treści i zawartości/streszczenia, regestu, abstraktu.
Cel: Określenie tematyki i formy opisywanego obiektu w celu ułatwienia użytkownikowi oceny potencjalnej przydatności tego źródła dla jego potrzeb.
Reguła: Należy sporządzić krótkie streszczenie opisywanego obiektu (określając jego umiejsowienie czasowe). Uwagi co do formy należy dostosować do poziomu opisu. Nie należy w tym miejscu powtarzać informacji podanych już gdzie indziej w opisie.
Przykład:
Akta urzędu Wysokiego Komisarza odnoszące się do wysyłki kauczuku do Francji i Włoch. Teczki zawierają korespondencję w sprawach eksportu kauczuku pomiędzy sekretarzem Federacji Malajskiej a sekretarzem Wysokiej Komisji do spraw malajskich. Są tam podane nazwy statków, ich bandera, daty podróży, opisano i określono ilości kauczuku, port przeznaczenia, eksportera oraz tego, kto wysyła.
[. . . .]
3.3.2 Informacje o selekcji, brakowaniu i okresie przechowywania [materiałów archiwalnych]
Cel: Podanie informacji o wszelkiej celowej selekcji i brakowaniu, oraz określenie sposobu przechowywania.
Reguła: Należy odnotować każdą selekcją, której poddano opisywany obiekt, jeżeli ma ona wpływ na interpretację materiałów archiwalnych. Jeżeli jest to możliwe, powinno się odnotować urząd/władzę, który taką akcję przeprowadził.
Przykłady:
Przechowywane są akta z co dziesiątego roku.
Wszystkie akta są przechowywane wieczyście zgodnie z zasadą Narodowego Archiwum Malajskiego: "o wieczystym przechowywaniu akt sprzed 31.12.1948 r."
[. . . .]
3.3.3 Dopływy materiałów archiwalnych
Cel: Poinformowanie użytkownika o możliwości zmian w rozmiarze opisywanego obiektu.
Reguła: Jeżeli w przyszłości spodziewane są dopływy materiałów, uzupełnienia o dalsze nabytki lub depozyty, należy to zaznaczyć. O ile to możliwe, powinno się podać szacunkową ilość i częstotliwość dopływów.
Przykład:
Dokumenty z rektoratu są przekazywane do archiwum po 5 latach od upływu roku akademickiego, do którego się odnoszą. Średnio co roku 1 sierpnia przekazuje się 40 cm akt.
Przewidziane są dopływy.
3.3.4 Sposób uporządkowania
Cel: Dostarczenie informacji na temat sposobu uporządkowania opisywanego obiektu.
Reguła: Należy podać informacje na temat sposobu uporządkowania opisywanego obiektu. Należy określić zasadnicze cechy wewnętrznej struktury, uporządkowanie materiałów i o ile to możliwe, określić metodę uporządkowania, zastosowaną przez archiwistę.
Przykłady:
Dokumenty są przechowywane zgodnie z pierwotną proweniencją, jest to bezpośrednim wynikiem działalności organizacyjnej organu założycielskiego – urzędu Wysokiego Komisarza.
Teczki ułożone są alfabetycznie według tytułów na nich napisanych. Podseria 17 teczek (sygnatury 163/1-17) odnoszących się do sygnatury 163, wiąże się ze sprawą nabycia Seford Dock.
Układ chronologiczny, załączniki numerowane wewnątrz teczki.
3.4 Blok udostępniania
3.4.1 Podstawa prawna przejęcia akt przez archiwum / Status prawny akt
Cel: Dostarczenie informacji co do statusu prawnego opisywanego obiektu.
Reguła: Należy podać informacje odnoszące się do stanu prawnego opisywanego obiektu.
Przykład:
Przekazane na podstawie Ustawy Archiwalnej nr 44/1966.
Dokumenty publiczne przekazane na podstawie punktu 1 paragrafu 4 Ustawy Archiwalnej z 1958 r.
Dokumenty publiczne pochodzące z kolejnych darowizn.
3.4.2 Warunki udostępniania
Cel: Określenie przepisów ograniczających lub w jakikolwiek sposób regulujących warunki dostępu do akt opisywanego obiektu.
Reguła: Należy podać informacje na temat wszelkich przepisów ograniczających lub regulujących dostęp do akt opisywanego obiektu. Należy określić czasokres, przez który dane materiały są/ będą niedostępne i podać datę ich otwarcia/udostępnienia.
Przykłady:
Nie udostępnia się nikomu żadnych materiałów bez pisemnej zgody dyrektora firmy.
Korespondencja rodzinna zamknięta do 2010 r.
Wszystkie dokumenty podlegają przepisom wynikającym z Ustawy o dostępie do informacji i ochronie prywatności.
Niedostępne aż do zmikrofilmowania.
Dostępne dla wszelkich badań naukowych.
[. . . . ]
3.4.3 Copyright [prawa autorskie i zasady określające kopiowanie, powielanie]
Cel: Określenie wszelkich ograniczeń w wykorzystaniu reprodukcji [kopii, fotografii, filmu, odbitki, etc.] opisywanego obiektu.
Reguła: Należy podać informację odnośnie warunków użytkowania, reprodukowania i publikowania opisywanego obiektu po jego udostępnieniu. Jeżeli nie ma żadnych ograniczeń, co do reprodukcji i publikacji, lub też nie są one znane, nie jest konieczne stwierdzanie tego faktu.
Przykłady:
Prawa [autorskie] należą do CHYZ-TV.
Nie wolno powielać bez zgody prezesa towarzystwa.
Fotografie mogą być kopiowanie tylko do celów badawczych. Wykorzystanie fotografii do publikacji może nastąpić tylko na podstawie pisemnej zgody p. Kenneth McAllister.
Dokumenty będące własnością publiczną podlegają pod Malaysia Copyright z 1987 r., do ich reprodukcja konieczna jest zgoda państwowego archiwum malajskiego.
3.4.4 Język dokumentów
Cel: Określenie języka (języków), pisma i systemu zapisu zastosowanego w opisywanym obiekcie.
Reguła: Należy podać zasadniczy język (języki) występujące w materiałach wchodzących w skład opisywanego obiektu. Należy odnotowywać odrębne alfabety, pisma, systemy zapisu i zastosowane skróty.
Przykłady:
Po portugalsku.
Zasadnicza część tekstu po łacinie, adnotacje na odwrocie [dorso] w normańskiej francuszczyźnie.
3.4.5 Charakterystyka stanu fizycznego akt
Cel: Dostarczenie informacji na temat wszelkich istotnych cech fizycznych wpływających na wykorzystanie/udostępnianie opisywanego obiektu.
Reguła: Należy wskazać wszelkie istotne szczegóły fizyczne i/lub stałe warunki występujące w opisywanym obiekcie, ograniczające jego wykorzystanie.
Przykłady:
Czytelne tylko w świetle UV.
Obrazy [fotografie] wyblakłe.
3.4.6 Archiwalne pomoce informacyjne
Cel: Podanie wszelkich archiwalnych pomocy informacyjnych istniejących do opisywanego obiektu.
Reguła: Należy podać informacje na temat wszelkich pomocy archiwalnych, które znajdują się w posiadaniu archiwum lub aktotwórcy, gdy pomoce te odnoszą się do zawartości [treści] opisywanego obiektu. Jeżeli to możliwe, należy dołączać informacje, gdzie można otrzymać ich kopie.
Przykłady:
Kartoteka.
Istnieją szczegółowe pomoce, odnoszące się do poziomu teczki.
Pomoc archiwalna: Records of Parks Canada (RG84) / Gabrielle Blais. – (General inventory series / Federal Archives Devision) – Ottawa: Public archives of Canada, 1985.
Indeksy geograficzne.
Indeksy do korespondencji do 1800 r.
[. . . .]
3.5 Blok materiałów uzupełniających
3.5.1 Miejsce przechowywania oryginałów
Cel: Określenie archiwum, osoby prawnej lub fizycznej, w której posiadaniu znajdują się oryginały, jeżeli opisywany obiekt jest reprodukcją (kopią).
Reguła: Jeżeli opisywany obiekt jest reprodukcją (kopią), a inne archiwum, osoba prawna lub fizyczna posiada oryginał, należy podać nazwę posiadacza oryginału, chyba że jest ona zastrzeżona. Należy też podać wszelkie dane [pełną sygnaturę] ułatwiające identyfikację i zlokalizowanie oryginalnych materiałów. Jeżeli wiadomo, że oryginały już nie istnieją, należy to także zasygnalizowć.
Przykłady:
Oryginał w Narodowym Archiwum Kanady, C. 2358.
Oryginały zniszczono po zmikrofilmowaniu w 1981 r.
Oryginały przechowywane prze Society of Friends, Newcastel upon Tyne (dostępne za pozwoleniem sekretarza).
[. . . .]
3.5.2 Istniejące kopie
Cel: Podanie informacji o istnieniu i dostępności kopii opisywanego obiektu.
Reguła: Jeżeli opisywany obiekt jest dostępny (czy to w jakimś archiwum, czy gdzie indziej) w innej formie, należy podać tę formę wraz z sygnaturami i lokalizacją.
Przykłady:
Pamiętniki i korespondencja dostępne także w mikrofilmach.
Filmy dostępne także na wideokasetach.
3.5.3 Powiązanie z innymi aktami z tego samego archiwum
Cel: Zidentyfikowanie materiałów pokrewnych, powiązanych z opisywanym obiektem, znajdujących się w tym samym archiwum.
Reguła: Jeżeli opisywany obiekt zawiera materiały, które mają bezpośrednie i istotne powiązania z innymi opisywanymi obiektami, należy wskazać te powiązania. Należy posługiwać się odpowiednim słownictwem. Jeżeli ten obiekt jest pomocą archiwalną, odsyłając do takiej pomocy należy posłużyć się elementami opisu z punktu 3.4.6 Pomoce archiwalne.
Przykłady:
Znajduje się tu wiele omyłkowo włączonych średniowiecznych rachunków podobnych do materiałów z E. 101 i SC. 6.
Odnośnie dalszych dokumentów tyczących się wdowiego uposażenia królowej patrz LR. 5.
Pokrewne serie: In-letters from Office of the General Menager
[. . . .]
3.5.4 Powiązania z innymi materiałami z innych archiwów
Cel: Zidentyfikowanie materiałów pokrewnych, o tej samej proweniencji, powiązanych z opisywanym obiektem i przechowywanych w innych archiwach.
Reguła: Jeżeli materiały w innych achiwach są proweniencyjnie powiązane z opisywanym obiektem, należy podać informacje o takich materiałach i archiwach.
Przykłady:
Zespół Ernesta Bucklera w posiadaniu Archiwum Nowej Szkocji.
Akta dotyczące handlu, ceł i akcyzy, eksportu kauczuku, oszacowania i roczne raporty w Archiwach urzędów malajskiego oddziału.
3.5.5 Uwagi o publikacji
Cel: Podanie wszelkich publikacji, które są oparte o wykorzystanie lub analizę opisywanego obiektu.
Reguła: Należy podać cytaty z i/lub informacje o wszelkich publikacjach, które są oparte na wykorzystaniu, badaniach lub analizie opisywanego obiektu.
Przykłady:
Karty 23 – 24 opublikowano w Chronicon Petriburgense, ed. T. Stapleton (1849), s. 176 – 182.
Bibliografia w pomocach archiwalnych.
3.6 Blok uwag
3.6.1 Uwagi
Cel: Podanie specjalistycznych informacji oraz informacji, na które nie znaleziono miejsca w żadnym z innych bloków.
Reguła: Należy podać specjalistyczne lub też inne istotne informacje, które nie pomieściły się w innych zdefiniowanych już elementach opisu.
DODATEK
Model poziomów prządkowania zespołów
ZESPOŁY
PODZESPOŁY
SERIA
PODSERIE
AKTA SPRAWY
DOKUMENT
* Model przedstawia pewną typową sytuację, nie wyczerpuje zaś wszystkich możliwych układów. Mogą bowiem wystąpić dowolne ilości poziomów pośrednich pomiędzy każdym z poziomów modelu.